Firma, dział w firmie, zespół projektowy – z perspektywy ustawień to są systemy. Co to znaczy? W ustawieniach biznesowych mówimy o tym, że systemy rządzą się swoimi prawami, że dany system jest czymś więcej niż prostą sumą jego składowych, i że wewnątrz tego, co stanowi system, jest inaczej niż na zewnątrz. Jednocześnie system jest częścią większego systemu (np. dział w firmie jest częścią systemu całej firmy). Procesy, które zachodzą wewnątrz każdego takiego systemu mogą być efektem zaburzenia porządku systemowego, oddziaływania systemowych dynamik i uwikłań, zupełnie jak w rodzinie.
Mieliście kiedyś wrażenie, że wchodząc do jakiejś firmy wyczuwacie zmianę energii? Jest jakby bardziej smutno, ciężko (albo odwrotnie – jakaś lżejsza energia) niż na zewnątrz? Wchodzimy gdzieś i zaczynamy czuć się gorzej (albo lepiej 😊) W większych firmach przechodząc z działu do działu wyczuwamy różnice – inne osoby spotkamy w księgowości, inne w IT czy marketingu, to oczywiste, ale jest coś jeszcze, coś nieuchwytnego, co wisi w powietrzu. To właśnie znaczy, ze wewnątrz jest inaczej niż na zewnątrz.
Każdy system jest oczywiście inny, ale pewne zasady, czy, w terminologii ustawień systemowych – porządki, powinny obowiązywać wszędzie. Jeżeli są zaburzone, funkcjonowanie systemu zaczyna szwankować. Jak przejawia się zaburzenie? Mogą pojawić się na przykład konflikty – wewnątrz albo z otoczeniem zewnętrznym. Mogą zacząć odchodzić pracownicy, mogą pojawić się problemy z klientami lub ze sprzedażą, komplikacje w przebiegu procesów i wiele innych…
Co z tym zrobić?
Przede wszystkim przestawić się na tzw. myślenie systemowe w biznesie. Zacząć myśleć o swojej firmie jak o żywym organizmie, w którym wszystko jest połączone ze wszystkim, każda część ma wpływ na funkcjonowanie pozostałych. Może to się wydawać oczywiste, ale okazuje się, że często o tym zapominamy skupiając się na bieżących działaniach i rozwiązywaniu problemów.
Firma jako organizm to nie tylko poszczególne działy i pracownicy. Z perspektywy ustawień systemowych to znacznie więcej. Żeby sobie to uświadomić i zobaczyć, jak wiele aspektów oddziałuje na naszą firmę, warto zadać sobie następujące pytania:
Jaka była intencja powstania firmy? Jaki był jej pierwotny cel?
Skąd się ta firma wzięła? Jakie były jej początki? Czyj był pomysł? Kto ją założył? Kto wymyślił nazwę albo kto ją wybrał/zdecydował o nazwie? Kto jeszcze był zaangażowany w tworzenie i rozwój firmy na początku? To może być zaangażowanie kreatywne, finansowe, może chodzić nawet o udostępnienie przestrzeni na początku działalności. Warto przypomnieć sobie wszystkie te osoby.
Skąd przyszły pieniądze na założenie firmy?
Kim byli pierwsi klienci, co się z nimi stało potem?
Jakie były kamienie milowe w rozwoju firmy? Np. dołączenie wspólników, wypuszczenie na rynek przełomowego produktu, przeniesienie do innej siedziby, wejście na inne rynki itp.
Czy były jakieś radykalne zmiany kursu? Na przykład porzucenie jakiejś branży albo wycofanie ważnych produktów? Jak do tego doszło? Dlaczego?
Czy zdarzyły się zwolnienia w firmie albo istotne rezygnacje pracowników? Jak do nich doszło? Dlaczego tak się stało? Co było potem?
Jakie były trudne zdarzenia? Mógł zdarzyć się wypadek, śmierć jakiegoś pracownika, jakieś oszustwo, którego firma padła ofiarą, ogromna strata, upadłość itp.
Jak traktowane są i jakie mają miejsce osoby z najdłuższym stażem w firmie?
Co decyduje o hierarchii i zajmowanej pozycji w firmie?
Jakie wartości były kluczowe kiedyś, jakie są dzisiaj, co wydarzyło się z wartościami po drodze?
Co zostało po drodze zapomniane lub zgubione? Może jakaś wartość, jakieś istotne zdarzenie, ważny produkt, ważny człowiek?
Wszystkie te elementy mają znaczenie dla firmy jako systemu.
Myślenie systemowe w biznesie wymaga od nas zobaczenia całości, nie tylko aspektów ekonomicznych, technologicznych, kadrowych. Wyobraź sobie, że widzisz przed sobą firmę jako całość, ze wszystkimi elementami z powyższych pytań. Zrób krok do tyłu, i kolejny, tak, aby z odpowiedniej odległości zobaczyć naprawdę to wszystko.
Możesz też zapisać te wszystkie elementy, które pojawiły się jako odpowiedzi na powyższe pytania, na pojedynczych kartkach A4. Porozkładaj te kartki na podłodze, tak jak czujesz, jak powinny układać się względem siebie. Ważne są odległości i kierunek „patrzenia”, czyli w którą stronę skierowana jest dana kartka.
Być może zobaczysz teraz, że któregoś z elementów wcześniej brakowało, na przykład zapomniano o kimś, kto miał istotny udział w tworzeniu firmy. Może zobaczysz, że dla jakiegoś elementu w ogóle nie ma już miejsca w firmie. A może zobaczysz, że po drodze zagubił się gdzieś najważniejszy cel firmy, albo, że podejmowane działania i ustanawiane priorytety w ogóle temu celowi nie służą. Może zupełnie już zapomniano o pierwotnej misji firmy? To nie znaczy, że misja firmy i cele jej właścicieli nie mogą się zmieniać – jak każdy żywy organizm nasza firma potrzebuje się rozwijać, więc cele i misja również mogą się zmieniać. Ważne jednak, żeby te początki były gdzieś uszanowane, żeby o nich pamiętać. Ważne, żeby widzieć ciągłość zachodzących zmian.
Może zobaczysz, że jakieś ważne, a niekorzystne wydarzenia zostały wymazane, a ich konsekwencje zignorowane. Może zdarzył się wypadek na produkcji, o którym nikt nie mógł mówić i nie uszanowano osób, które w tym wypadku ucierpiały, ani ich rodzin.
Może uświadomisz sobie, że awansuje się młodych, dynamicznych menadżerów, albo przyjmuje osoby z zewnątrz na wysokie, kierownicze stanowiska, a pracownicy, którzy są w firmie od wielu lat, kiedyś być może byli dla firmy kluczowi, są spychani na dalszy plan, albo zwalniani? To nie znaczy, ze w firmie nie ma miejsca dla nowych osób, dla młodych, dynamicznych, że nie można nikogo awansować z pominięciem długości jego stażu. Ważne jest jednak, żeby również porządek starszeństwa (stażu) został uszanowany, żeby doświadczenie starych pracowników zostało wykorzystane i żeby czuli się oni docenieni. W praktyce mówimy tutaj, że nowa osoba na kierowniczym stanowisku „zarządza z ostatniego miejsca”. To znaczy podejmuje własne, niezależne decyzje, ale wcześniej bierze pod uwagę zdanie starszych stażem w firmie pracowników i szanuje ich wkład.
I tak dalej i dalej. Możesz przejść przez wszystkie elementy, które pojawiły się jako odpowiedzi na powyższe pytania. Pojawią się też nowe pytania i nowe odpowiedzi. Z pewnością odkryjesz wiele luk, może od razu zrozumiesz, z czego wynikają niektóre obecne problemy. Możesz od razu podjąć działania przywracające naturalny systemowy porządek.
Wiele rzeczy w firmie możemy zmienić sami, na przykład poprzez włączenie z powrotem tego, co zostało zgubione. To mogą być nawet symboliczne gesty, jak powieszenie na ścianie zdjęć ważnych osób, których obecnie brakuje, rozmowa ze współpracownikami o wartościach i misji firmy, przypomnienie na stronie internetowej o pierwszych produktach albo uszanowanie pierwszych klientów, którzy przyczynili się do szybkiego rozwoju firmy, itp.
Jeżeli jednak problemy nie znikają, albo narastają – warto po prostu pójść na ustawienie biznesowe.
Kopiowanie wymaga podania źródła.
